10 PASOS PARA HACER INVENTARIOSMuchos creen que es solo contar, tener una sumadora, anotar en un papel y después vaciar en la computadora y que no se requiere previo entrenamiento, en fin, pareciera una actividad normal, rutinaria, que se realiza cada cierto tiempo o casi nunca y muy pocos saben explicar y entender su utilidad y beneficio para el área operativa, comercial, ventas, contable, financiera, entre otras.

La exactitud de inventarios deviene de modelos desgastados que subordinaban en jerarquía al almacén frente al área contable, que maximizan la necesidad por desarrollar inventarios generales que les permita contar con información más exacta, la cual afecta en el resultado anual de declaración de impuestos, heredándose así premisas sobre gestión efectiva para incrementar la exactitud de inventario, pero ¿cuán necesario es un inventario general al cierre de año?, ¿existe algún trabajo que lo sustituya?

Un inventario general requiere de una planeación que permita minimizar la probabilidad de errores de conteo, ya que una oportunidad así requiere de mucha inversión de Tiempo, dinero y esfuerzo que es irresponsable y económicamente muy costoso volver a repetir por un error en su ejecución, al tener en cuenta las siguientes 10 consideraciones podríamos conseguir los resultados esperados de este trabajo y minimizar sus riesgos de error:

1. ESTABLECER EL PROCESO.
Es recomendable considerar tres tipos de conteos, asignando grupos por áreas, iniciando con un barrido al 100% y tomando como punto de referencia la información de nuestros registros administrativos, posteriormente se cruzan la información los grupos y se validan unos con otros en el segundo conteo y se va a un tercer conteo para corregir o validar las diferencias que se mostraron en el primero y un último conteo, entre el jefe de almacén y el responsable del inventario.

2. PRE INVENTARIO.
Toda actividad debe contar con un trabajo previo que garantice el orden y cumplimiento de los objetivos, una toma de inventario requiere facilitar al personal la ubicación e información de los artículos, descartándose iniciar con el proceso de existir duplicidad de ubicaciones en el almacén, información distinta o inexistente de los artículos y ubicaciones tanto en físico como en los registros, de lo contrario el segundo conteo se dilatará en tiempos identificándose también errores de conteo.

3. CORTE DOCUMENTARIO.
Te habrá pasado en algún momento escuchar “mientras se realice el conteo continuarán las operaciones tanto en recepción como en despacho y llevaremos un control paralelo”, lo más apropiado siempre será evitar el error que podría presentarse al detener parcialmente la operación del almacén, los intereses comerciales podrían condicionar la decisión, como consecuencia de no tener un plan de abastecimiento y de ventas que permita prever el cierre total de las operaciones del almacén.

4. TERCER CONTEO
para validar las diferencias con el Jefe de Almacén. Es necesario que el último conteo sirva para asegurar la diferencia encontrada y que sea aceptada por el jefe de almacén habiéndose agotado toda probabilidad de sustento de las diferencias, evitándose las suspicacias en los sustentos posteriores.

5. SUSTENTAR LAS DIFERENCIAS
Observando posibles cruces. ¿Por dónde comenzar?, los errores operativos son más frecuentes y de mayor acceso de información en artículos con características similares en los cuales se deberá identificar si entre ellos se justifica la diferencia.

6. UN TERCERO DEBERÁ REALIZAR LOS AJUSTES DE DIFERENCIAS.
Para mantener la transparencia en el proceso un responsable externo al almacén deberá actualizar las cantidades reales y encontradas en el sistema.

7. LLEVAR UN LISTADO DE INCIDENCIAS.
Al listar los motivos sobre las diferencias daremos un paso adelante en procesos de mejora continua, propiciando la corrección de las causas de las diferencias en el inventario.

8. NO REINICIES LAS OPERACIONES SI NO SE HAN REALIZADO LOS AJUSTES.
Es incorrecto asumir la toma de inventario tiene dos o más etapas, pensando en una primera conformada por los conteos y una segunda etapa el periodo de sustentación de las diferencias, estas actividades deben desarrollarse sin reiniciar las labores del almacén, es como una bola de nieve dónde las diferencias pueden incrementarse durante este plazo a través de los mismos o nuevos errores, intencionales o propios de la operación, un inventario no termina en el tercer conteo este termina cuando se haya realizado el último ajuste.

9. INVENTARIOS REALIZADO POR PERSONAL DE LA EMPRESA.
Tercerizar el trabajo con una empresa que brinda este servicio puede generar grandes dolores de cabeza, cuando los artículos cuentan con un alto grado de complejidad para el reconocimiento es preferible realizar la tarea con personal interno de la empresa, pero ¿qué ocurre si no contamos con personal disponible?, no nos compliquemos y contratemos personal eventual alternándolo y armando equipos con personal de la empresa, lo más probable es que estas empresas también lo hayan considerado y le demande mayor costo.

10. INVENTARIOS CÍCLICOS.
La clave no es esperar al cierre de año para llevar un control, una política de monitoreo continua mediante inventarios cíclicos favorecerá en la reducción de los márgenes error, en los procesos operativos y en la exactitud de la información.

Nos gustaría leer tus comentarios, aportes, sugerencias y si quieres aprender más sobre CONTROL INTERNO para empresas PYMES tienes una excelente oportunidad este mes de noviembre ¿quieres saber más?

DALE DOBLE CLIC AL SIGUIENTE ENLACE.

logo_feature

7 thoughts on “¿REALMENTE SABES HACER INVENTARIOS? Chequea estos 10 pasos”

    1. Gracias por tu comentario, claro que seguiremos aportando, mantente atento y si quieres profundizar no olvides de participar en el adiestramiento ONline en el Programa de Implementacion de Controles Internos para empresas PYMES, Saludos.

    1. Gracias por tu comentario Maria, mantente atento que seguiremos hablando sobre estos temas y si quieres profundizar no olvides de participar en el adiestramiento ONline en el Programa de Implementacion de Controles Internos para empresas PYMES, Saludos.

  1. Buen aporte! Coincido en que porque esperar al cierre del ejercicio para realizar un buen control. Si podemos realizarlos paso a paso es menos complicado. Excelente el aporte de sus conocimientos. Gracias!!!

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *